Description détaillée Adjoints administratifs/adjointes administratives (CNP 1241)

Appellations d'emploi

adjoint administratif/adjointe administrative
adjoint administratif/adjointe administrative - bureau
adjoint administratif/adjointe administrative aux prêts et bourses
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Nature du travail

Les adjoints administratifs effectuent des tâches administratives pour épauler les gestionnaires et les professionnels. Ils travaillent dans les secteurs privé et public.

Champs d'intérêt

Rédiger, communiquer et informer
Saisir ou vérifier des données ou des renseignements, trier, classer
Travailler dans un bureau

Fonctions principales

Les adjoints administratifs exercent une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :
- préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
- ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
- fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
- commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
- répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
- établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
- formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau;
- accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
- consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
- organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
- compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche;
- surveiller et former, s'il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants;
- organiser, s'il y a lieu, des conférences.

Non disponible pour cette profession.

Conditions d'accès à la profession

* Un diplôme d'études secondaires est habituellement exigé.
* Un programme collégial d'un ou de deux ans en techniques de bureau ou de l'expérience dans le travail de bureau est exigé.