- Les employés de soutien de bureau généraux exercent une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :
- - préparer de la correspondance, des rapports, des relevés, des formulaires, des présentations, des demandes et d'autres documents à partir de notes manuscrites ou dictées;
- - répondre aux demandes de renseignements présentées par téléphone, en personne ou par voie électronique ou acheminer ces demandes à la personne compétente;
- - fournir des renseignements généraux aux employés, aux clients et au public sur les règlements et les procédés de l'entreprise ou des programmes;
- Suite…
- - photocopier et agrafer des documents pour les diffuser, les expédier par courrier et les classer;
- - trier et classer des documents selon des systèmes de classement établis, trouver et récupérer des documents des dossiers suite aux demandes, et tenir des registres de matériaux classés ou purgés;
- - tenir et préparer des rapports à partir de dossiers concrets ou électroniques, d'inventaires, de listes d'envoi et de bases de données;
- - traiter le courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique;
- - envoyer et recevoir des messages et des documents au moyen d'un télécopieur ou du courrier électronique;
- - assister lors de procédures administratives, comme la dotation budgétaire, l'administration de contrats et les horaires de travail;
- - tenir l'inventaire des fournitures de bureau, commander des fournitures au besoin et veiller à ce que l'entretien de l'équipement de bureau soit effectué;
- - effectuer, s'il y a lieu, des tâches générales de comptabilité, telles que préparer des factures et des dépôts bancaires;
- - trier, vérifier et traiter, au besoin, des reçus, des dépenses, formulaires et d'autres documents;
- - coordonner, s'il y a lieu, le déroulement du travail des autres employés de soutien de bureau.
